Controller Jurídico — a retaguarda que blinda seu escritório contra riscos e perdas de prazo

O que é o Controller Jurídico?

O Controller Jurídico é a função jurídica especializada responsável por estruturar, controlar e garantir o cumprimento de todas as rotinas processuais e administrativas essenciais ao trâmite das demandas em um escritório. Não se trata de mera “secretaria processual”: trata-se de uma atividade estratégica, exercida por advogado, cujo objetivo é assegurar previsibilidade, conformidade, rastreabilidade e mitigação de riscos jurídicos e operacionais em cada processo.

Em nossa operação do BackOffice Jurídico, o Controller Jurídico atua como o verdadeiro guardião do prazo e da conformidade: monitora publicações, organiza fluxos de tarefas, mantém o calendário processual rigorosamente atualizado, implementa procedimentos padronizados e entrega relatórios de controle que permitem ao sócio/advogado concentrar-se na estratégia da causa.

Por que seu escritório precisa de um Controller Jurídico?

• Reduz risco de perdas irreparáveis: prazos perdidos geram prejuízos materiais, éticos e reputacionais.

• Padroniza a rotina processual: evita retrabalhos e garante níveis minimamente uniformes de qualidade.

• Permite escalabilidade: sem dependência de “heróis”, o escritório cresce sem sobrecarregar sócios.

• Gera previsibilidade: relatórios e dashboards possibilitam planejamento e alocação eficiente de recursos.

• Assegura conformidade: cumprimento de obrigações acessórias (custas, depósitos recursais, intimações) e padrões de auditoria interna.

Serviços de Controller Jurídico que prestamos

1. Monitoramento de publicações e intimações

• Varredura diária das publicações dos tribunais (PJe, e-SAJ, e-Proc, ROS, Diário Oficial, Tribunais Superiores).

• Registro automático das movimentações no calendário processual do cliente.

• Identificação imediata de intimações com indicação do responsável técnico.

• Emissão de alertas por canal escolhido (e-mail/WhatsApp/portal seguro).

2. Controle de prazos e gestão do calendário processual

• Lançamento e conferência de todos os prazos (contagem processual em conformidade com CPC e normas locais).

• Verificação de suspensões e condições de interrupção/termômetro de prazo (ex.: feriados, decisões de suspensão coletiva).

• Geração de cronogramas de trabalho para cumprimento de etapas (pleitos, manifestações, apresentação de provas).

3. Ordem de Serviço (OS) e workflow operacional

• Recebimento formal da demanda por OS com escopo, documentação e prioridade.

• Designação de responsável técnico e revisor.

• Acompanhamento do fluxo (Kanban ou sprint) até a entrega final; controle de versões/documentos.

• Matrizes RACI para definir responsabilidades e evitar sobreposições.

4. Gestão de protocolos e juntadas

• Conferência de protocolos eletrônicos e físicos (com captura de comprovantes).

• Organização das juntadas e verificação de consistência entre documento e petição.

• Arquivamento estruturado e indexação por metadados (tipo de peça, data, assunto).

5. Controle de audiências, perícias e prazos impeditivos

• Calendarização centralizada de audiências e perícias com alertas escalonados.

• Preparação de pautas e dossiês de audiência para o advogado titular.

• Gerenciamento das obrigações pré e pós-audiência (intimações, documentos a juntar, andamento).

6. Gestão de custas, depósitos recursais e obrigações financeiras processuais

• Cálculo e controle de guias e recolhimentos processuais.

• Monitoramento de prazos para pagamento de custas e depósitos recursais.

• Emissão de relatórios de despesas processuais por cliente/serviço.

7. Saneamento de base documental e integração tecnológica

• Saneamento inicial (deduplicação, correção de metadados, padronização de nomes).

• Organização de repositório documental com padrões de acesso e tagueamento.

• Integração com sistemas de gestão do escritório (quando contratado) e com plataformas judiciais.

8. Implantação e padronização de Procedimentos Operacionais (POPs)

• Mapeamento completo do ciclo de vida de cada tipo de peça (iniciais, contestações, recursos, execuções).

• Criação de checklists de qualidade (QA) por tipo de peça.

• Manual de procedimentos e fluxogramas para uso da equipe jurídica.

9. Auditoria processual e controle de qualidade (QA)

• Auditoria periódica de amostras de peças e protocolos.

• Registro de não-conformidades e plano de ação corretiva.

• Indicadores de performance e conformidade com metas estabelecidas.

10. Relatórios gerenciais e dashboards

• Relatórios diários (hotlist: prazos críticos do dia).

• Relatórios semanais (andamento, pendências e medidas urgentes).

• Relatórios mensais (com indicadores: prazos cumpridos vs. atrasados, volume por cliente/área, SLA adherence).

• Dashboard interativo para sócios com filtros por cliente, tribunal, área e gravidade.

11. Treinamento e transferência de know-how

• Treinamentos sobre contagem de prazos, uso de ferramentas, POPs e boas práticas processuais.

• Entrega de material didático e manuais para integração de novos colaboradores.

12. Projeto de implantação de controladoria jurídica

• Diagnóstico inicial (mapeamento de processos, gaps e riscos).

• Plano 30/60/90 com prioridades, entregáveis e responsáveis.

• Acompanhamento de implementação e validação pós-implantação.

Metodologia de trabalho (como implementamos na prática)

Adotamos uma metodologia pragmática e mensurável, composta por fases claras:

1. Diagnóstico

   • Mapeamento de processos críticos, sistemas existentes, volumes e principais fontes de risco.

2. Plano de Ação (30/60/90 dias)

   • Definição de prioridades (prazos críticos, clientes estratégicos).

   • Seleção de ferramentas e templates.

3. Configuração e integração

   • Implementação de calendário, templates, checklists e rotinas de notificação.

   • Integração (quando aplicável) com PJe / e-SAJ / sistemas internos.

4. Treinamento e início de operação assistida

   • Fase piloto com grupo de processos; ajustes e validação.

5. Operação consolidada & melhoria contínua

   • Entrega de relatórios, revisões mensais e otimizações de processos.

O conteúdo programático e as boas práticas que adotamos seguem os fundamentos da Controladoria Jurídica moderna — com ênfase em procedimentos estratégicos, governança, sistemas RACI e saneamento de base — conforme capacitações reconhecidas no mercado.

Entregáveis padrão (exemplos práticos)

• Hotlist diário (prazos novos, em curso e críticos).

• Agenda processual mensal por cliente.

• Relatório de conformidade processual (mensal).

• Checklist QA e certificados de revisão (por peça entregue).

• Registro de protocolo (com comprovante) para cada juntada.

• Dashboards atualizados com KPIs principais.

KPIs que monitoramos (para você ter controle real)

• SLA Adherence: % de entregas dentro do prazo acordado.

• Prazos perdidos: número absoluto e por causa raiz.

• Tempo médio de resposta: tempo entre intimação e manifestação.

• Volume de pendências: backlog por cliente/área.

• Taxa de retrabalho: % de peças que retornam para revisão.

• Nível de conformidade: % de protocolos com documentos corretos.

Ferramentas e recursos tecnológicos recomendados

(Indicativas; integráveis conforme contrato)

• Sistemas de tramitação: PJe, e-SAJ, Projudi (conforme tribunal).

• Gestão de tarefas/OS: Trello, Asana, Monday ou ferramenta própria.

• Repositório documental: Google Drive estruturado, SharePoint ou DMS corporativo.

• BI e dashboards: Power BI, Google Data Studio.

• Comunicação segura: e-mail corporativo, portal do cliente, canal encriptado quando necessário.

Modelos de contratação que oferecemos

• Projeto de implementação (one-off): ideal para escritórios que ainda não têm controladoria estruturada.

• Retainer mensal (operacional contínuo): serviço contínuo com SLA acordado (hotlist diário + relatórios mensais).

• Pacote por volume: x OSs / mês por preço fixo, com escalonamento.

• Suporte emergencial: atendimento prioritário para situações críticas (prazo curto, intimações sensíveis).

• Treinamento & capacitação: formação prática para equipes do escritório.

Compliance, ética e proteção de dados

A operação de informações processuais e dados pessoais exige atenção máxima. Nosso Controller Jurídico atua sob estritos parâmetros de compliance:

• LGPD: tratamos dados pessoais conforme a Lei nº 13.709/2018, adotando minimização, controles de acesso, retenção limitada, e mecanismos de segurança técnica e organizacional. As bases legais aplicáveis ao tratamento são avaliadas caso a caso (consentimento quando aplicável; execução de contrato; cumprimento de obrigação legal etc.).

• Código de Ética da OAB: nossa operação observa integralmente as obrigações de sigilo, discrição e vedação à captação de clientela. Todos os Controllers são advogados, regulares na OAB, e celebram Termo de Confidencialidade com cada contratante.

• Estatuto da Advocacia (Lei 8.906/94): reconhecemos e respeitamos as prerrogativas e limites da atividade advocatícia, razão pela qual nossas funções de controladoria são sempre prestadas por profissionais do Direito devidamente inscritos, atuando como suporte técnico ao advogado contratante.

Em suma: nosso serviço de Controller Jurídico é jurídico, e não administrativo-fiscal — todas as decisões de natureza jurídica permanecem sob a responsabilidade do advogado contratante; nós asseguramos o ambiente, os controles e a execução processual correta.

Resultados práticos e retorno sobre o investimento (ROI)

A contratação de um Controller Jurídico por meio do nosso BackOffice tende a gerar retorno imediato por três vias principais:

1. Mitigação de risco financeiro (evita multas, perdas processuais, danos morais decorrentes de omissões).

2. Aumento de produtividade (avalia-se redução significativa do tempo gasto em tarefas mecânicas pelo sócio).

3. Redução de custos fixos (substituição parcial de equipe fixa por serviço contratado sob demanda).

Onboarding — como contratamos e entramos em operação

1. Contato e briefing inicial (mapa de prioridades).

2. Diagnóstico (avaliamos sistemas, volumes e riscos).

3. Proposta e SLA (definição de escopo, prazos, KPIs e preço).

4. Assinatura de contrato e NDA.

5. Configuração (implantação do calendário, templates, integrações).

6. Operação assistida (30 a 60 dias de acompanhamento intensivo).

7. Operação normalizada e governança (reuniões periódicas e reports).

Perguntas frequentes (FAQ)

O Controller Jurídico substitui o advogado?
Não. O Controller é suporte jurídico-operacional. As decisões jurídicas, estratégia e a relação com o cliente permanecem com o advogado contratado.

Quem tem acesso aos documentos?
Acesso é restrito a advogados do BackOffice autorizados pelo contratante; todas as operações são registradas em trilhas de auditoria.

Como garantir que não haja captação de clientela?
A prestação de serviços é feita exclusivamente para advogados/firmas, mediante contrato, sem qualquer contato direto com clientes finais e em estrita observância às normas da OAB.

Conclusão — por que escolher o nosso Controller Jurídico

O Controller Jurídico que oferecemos não é apenas um serviço de apoio: é uma infraestrutura jurídica de preservação de resultados. Com processos padronizados, tecnologia adequada, advogados experientes e governança contínua, blindamos seu escritório contra os riscos operacionais mais graves e entregamos previsibilidade e confiança.

Se deseja conversar sobre um diagnóstico gratuito e uma proposta de implementação, fale conosco. Vamos, juntos, construir a retaguarda que permite ao seu escritório crescer com segurança.

BackOffice Jurídico – Controller Jurídico
Seu escritório cresce. Nós cuidamos da retaguarda.